Transmitir correctamente la información de qué ha ocurrido y cómo se debe solucionar es algo fundamental en el ámbito del mantenimiento profesional. Para hacerlo de una forma correcta, protocolizada y eficiente existe un tipo de documento que se conoce como «orden de trabajo».
Gracias a este formato estandarizado, los expertos en mantenimiento pueden llevar a cabo las tareas de reparación con total diligencia y disfrutar de una comunicación más eficiente con los clientes.
¿Qué es una orden de trabajo y por qué es importante?
¿Qué es y para qué sirve una orden de trabajo? En esencia, es un mecanismo de comunicación enfocado a la gestión de instalaciones. Es un documento, físico o virtual, en el que se especifica un problema o se encarga un trabajo, y donde se incluyen todo tipo de informaciones que pueden servir de utilidad para solucionarlo de la mejor manera y con rapidez.
Esta herramienta es una vía de comunicación mejor que una llamada de teléfono, un correo electrónico o una conversación. En muchas ocasiones, se solicita una reparación de esta forma, exponiéndose a descuidos o a duplicidades en la programación de acciones. Utilizar la orden de trabajo soluciona este problema.
¿Qué contempla este documento?
Una vez aclarado qué es una orden de trabajo, hay que destacar que este no es un tipo de documento establecido y que todas las empresas o centros de trabajo utilicen por igual. Cada compañía o profesional lo adapta a su tipo de servicio, horarios y cualquier otra particularidad de su forma de trabajar para que resulte lo más fiel posible a la hora de realizar su actividad.
Más allá de ello, por norma general, las órdenes de trabajo incluyen la siguiente información:
- Número de orden: todas ellas van numeradas para poder identificarlas de manera fácil, acceder al documento cuando sea necesario para consultar detalles, valorar su realización, etc.
- Fecha y datos del cliente: se incluye la fecha del encargo, quién es el cliente solicitante y sus datos de contacto.
- Tipo de servicio: si es una reparación, un mantenimiento rutinario, un primer encargo, una sustitución de elementos…
- Profesionales y medios implicados: quiénes son los técnicos encargados de la reparación, qué material necesitan y cuáles son los costos asociados.
- Precio, método de pago e información adicional: estos datos también son interesantes para hacer un seguimiento óptimo de toda la actividad profesional.
- Firma del cliente: con ella, el cliente certifica que ha solicitado dicho trabajo y que acepta el pago previsto.
¿Cómo realizar una Orden de Trabajo?
Lo más importante a la hora de realizar una orden de trabajo es tener en cuenta que esta debe seguir unas normas preestablecidas para que todas sean similares y fáciles de entender por cualquier responsable de la empresa.
Más allá de esto, deben reflejar claramente el encargo solicitado y los recursos o técnicas que se van a utilizar para darle solución. En este punto se pueden establecer prioridades, poner fechas límite y todo lo necesario para que cualquier trabajador implicado pueda enfocar su responsabilidad.
Por último, esto se puede hacer siguiendo una plantilla preconfigurada, actualmente en formato digital, o bien utilizando algunas de las aplicaciones o software de gestión de empresas que incluyen este tipo de recursos.
La orden de trabajo es un documento esencial en el ámbito del mantenimiento profesional. Sirve como mecanismo de comunicación para gestionar instalaciones y especifica problemas o encargos de trabajo. A través de este formato estandarizado, podemos ejecutar las acciones de mantenimiento de manera más efectiva y rápida. Contacte con nosotros para disfrutar de un servicio de mantenimiento que garantice el confort, la seguridad y el confort en tu instalación.